Le brief idéal avant d’organiser votre séminaire à Barcelone

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Le brief idéal avant d’organiser votre séminaire à Barcelone

Bien préparer son séminaire c’est s’assurer un gain de temps considérable en évitant les échanges quotidiens avec votre agence réceptive qui organise votre convention à Barcelone . Nous vous aidons en vous préparant ce brief rapide que vous pouvez télécharger afin de le remplir et l’envoyer à l’agence . Le devis n’en sera que plus précis et rapide.

Le budget

Le budget alloué pour votre séminaire est bien entendu le point primordial pour commencer les recherches. En fonction de celui-ci vous pourrez définir la destination et le type de prestation. Cet article vous aidera pour estimer votre budget pour faire un séminaire à Barcelone.

Pour des prestations complètes organisées par des agences réceptives à Barcelone de qualité (hébergement, restauration, réunions, activités, transports internes, accompagnements…), comptez environ 400 euros par personne, par période de 24 heures sur place, en moyenne saison. Ce tarif est bien entendu donné à titre informatif et variera en fonction des points énumérés ci-dessous).

La date

Un choix primordial ! Il faudra prendre en compte : les disponibilités de chacun des collaborateurs et des  intervenants externes, les limites du calendrier (jours fériés en France mais aussi dans la destination finale), la saisonnalité (si vous souhaitez faire faire du jetski à vos collaborateurs, évitez d’organiser votre séminaire à Barcelone au mois de Décembre).

La durée

La durée du séminaire est très variable en fonction des besoins de l’entreprise et du budget. Certains séminaires se déroulent sur 24 heures, d’autres sur une semaine parfois. Pensez cependant au bien être de vos collaborateurs : partir loin pour un séminaire de 24 heures est épuisant mais partir une semaine en laissant sa famille derrière peut être également difficile pour de nombreux invités. La durée idéale pour un séminaire à l’étranger est de 2 à 4 jours.

Le nombre de participants

Il s’agit de bien définir ce point à l’avance car le budget, la sélection d’hôtels, le choix des salles de réunions, les vols, etc, seront directement impactés par le nombre de participants.

La destination

Directement liée à la date et au budget, la destination est primordiale pour le bon déroulement du séminaire et le bien être de vos équipes.  On recherche trop souvent l’insolite pour épater les collaborateurs mais n’oubliez pas qu’il s’appelle ainsi car justement l’insolite n’a pas encore fait ses preuves.

Pour les séminaires importants et avec de nombreux participants, privilégiez les destinations classiques et le bon choix de lagence réceptive à Barcelone qui saura vous proposer l’originalité dans cette destination toujours très appréciée. Évitez les longs trajets en avion, une destination à 2 heures de vol est l’idéal pour un séminaire réussi. Barcelone est pour cela la destination idéale. Découvrez ici les moyens de transport pour aller à Barcelone.

L’hébergement 

Le choix de l’hébergement est très important. Pour cela privilégiez l’aide d’une agence locale car les photos et commentaires sur internet sont très souvent trompeurs ! La situation idéale en bord de plage à quelques pas du centre ville peut très vite s’avérer être un hôtel au bord de l’autoroute.

Il faudra penser à :

    • combien de chambres twin, doubles ou individuelles ai-je besoin?
    • combien de déjeuners et dîners sur place?
    • distance de l’hôtel et du centre ville/ de l’aéroport

Les types de restauration

Combien de déjeuners et dîners allez-vous organiser lors de votre séminaire  à Barcelone ? Combien seront à l’hôtel (à privilégier lors des journées de travail) et combien en extérieur. Allez-vous proposer une soirée dansante, une soirée de gala. Quels types de repas souhaitez-vous ? Quels sont les meilleurs restaurants pour votre séminaire à Barcelone?

Essayez de détailler au maximum pour que le devis que vous enverra votre prestataire soit au plus proche de vos attentes:

    • Combien de déjeuners à l’hôtel et sous quel format ?
    • Combien de déjeuners à l’extérieur ?
    • Combien de dîners à l’hôtel et sous quel format ?
  • Combien de dîners à l’extérieur ? Soirée de gala ?

Le planning

Indispensable pour l’organisateur, le planning définit le temps qui sera dédié aux réunions et aux activités ou à la détente:

Combien de demie-journées de réunion ? Il définit aussi le nombre de coffee break

Combien de demies-journées d’activité

Périodes de temps libre pour les participants ?

Les salles de réunions

Cette notion sera directement liée au choix de l’hôtel. Pour les grands groupes, très rares sont les hôtels à Barcelone proposant plus de 7 ou 8 salles de réunions pour votre séminaire. Il faudra donc bien définir ses besoins afin de se diriger vers les hôtels adaptés. Le matériel sera aussi à préciser.  Attention, les hôtels facturent en général très cher les prestations audiovisuelles car ils font appel à des sous-traitant externes

    • Capacité de la salle plénière
    • Nombre de sous commissions souhaité et capacité de chacune
    • Video projecteur ? Combien ?
    • Système de son / Micros
    • Cabines de traduction ?
  • Estrade, pupitre ?

Les activités

Si votre séminaire offre une ou des périodes de détente sur lesquelles vous souhaitez organiser des activités, il faudra définir à l’avance le type d’activités choisies : sportives, culturelle, team building. Pour les grands groupes le choix se restreint rapidement et les conseils de votre agence réceptive seront très utiles. Essayez le plus souvent possible de proposer une activité team building originale.

La soirée de gala

Allez vous organiser une soirée de gala et quel en sera le type ? C’est un élément très impactant sur le budget et qui demande beaucoup d’organisation et le sens du détail, alors faites vous aider par une agence.

Soirée privée ou dans un lieu ouvert au publique ?

Soirée à thème ou avec un spectacle ?

Soirée dansante ?

Les transports

Il y trois types de transports à prendre en compte : l’acheminement (en train ou en avion), les transferts aéroports/hôtel, les transports internes (restaurants/activités).

En général votre agence réceptive gère les deux derniers points. L’acheminement reste à votre charge et vous pouvez l’organiser vous-même pour éviter les frais de dossier coûteux ou faire appel à des agences spécialisées dans les transports (tour operator).

Les cadeaux

Vous souhaitez offrir un cadeau à tous vos invités ? Vous pouvez demander à notre agence de s’en occuper. Attention, si vous revenez en avion pensez-bien à ce peut être ramené en soute. évitez également les produits qui seraient susceptibles de vous apporter des problèmes à la douane (alcools, contrefaçons, parfums…).

Le matériel à envoyer

C’est un point également très important à prendre en compte car il ne faudrait pas que votre séminaire commence sans que votre matériel ne soit arrivé sur place. Prévoyez donc un délai de sécurité de deux ou trois jours pour ne pas avoir de surprise, surtout à l’étranger.

Si vous devez faire livrer du matériel imposant : n’oubliez pas de faire vérifier par votre agence, avant de valider l’hôtel, si celui-ci est adapté (monte charge, hauteur de portes, etc) à vos colis.

Le choix de l’agence

Il existe de nombreux types d’agences. Si votre destination est à l’étranger, privilégiez les agences réceptives qui connaissent parfaitement la ville. Si vous faites appel à un agence généraliste elle fera de toute façon appel à une de ces agences réceptives.

 Si vous décidez d’organiser un séminaire à Barcelone par vous -mêmes (ce que nous vous déconseillons pour éviter toute surprise si vous ne connaissez pas parfaitement la destination), alors prenez-bien votre temps pour analyser les offres des hôtels et des prestataires. Il ya souvent des petites lignes que l’on oublie de lire…

Les cas particuliers (intolérances, allergies, personnes à mobilité réduite)

Ces éléments seront à préciser en aval à votre organisateur, il ne faut pas les omettre car ils sont très importants pour le bien être de vos collaborateurs.

VOUS ENVISAGEZ DE RÉALISER VOTRE SÉMINAIRE À BARCELONE ET SOUHAITEZ RECEVOIR UN DEVIS PERSONNALISÉ SOUS 48H ?

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